Aika ja sen hallinta eli ajanhallinta. Aika on kaikille sama, sitä me emme voi muuttaa, mutta sitä miten käytämme aikamme kaikista järkevimmin, voimme paljonkin. Ajanhallinnan parantamisen kaksi tärkeintä kysymystä ovat MITÄ? ja MITEN? Eli mitä teet, pysyykö päivissäsi fokus oikeissa asioissa ja miten, eli teetkö tehtäväsi mahdollisimman tehokkaasti.
Voit ajatella asian niin itsesi kuin organisaation johtamisen kannalta. Kun keskityt siihen MITÄ teet (mitä organisaatiosi tekee) ja kehität malleja, MITEN teet (miten organisaatiosi tekee), laitat ajanhallintasi kuriin. Kuulostaa yksinkertaiselta ja mikä helpotus, sitä se onkin. Kyse on oikeastaan vain siitä, että havahdutat itsesi tilanteeseesi. Voit helposti muuttaa ajankäyttöäsi jo vaikka seuraavasta viikosta eteenpäin. Kaikki avaimet kirkkaaseen ajanhallintaan ovat käsissäsi, kunhan vain otat ne käyttöösi.
MITÄ?
Eli fokus oikeisiin asioihin ja edistämään tavoitettasi. Fokusoi tekemisesi kriittisesti, siis kaikki tavoitteesi ja siihen liittyvä tekeminen. Se on toimivan ajanhallinnan ydin. Liputamme vahvasti sen puolesta, että sinulla voi kerrallaan olla vain yksi vahva päätavoite ja sen rinnalla joko kaksi sitä tukevaa tai erillistä tavoitetta. Tavoitteidesi määrittämisen jälkeen mieti kaiken tekemisesi kohdalla: Viekö tämän tehtävän tekeminen minua kohti tavoitettani?
Liian usein teemme sitä, mikä on mieluisinta ja mukavuusalueellamme. Hairahdumme huomaamattamme siis täysin väärälle tielle. Tiukan ajanhallinnan kautta kannattaa yleensä tehdä myös niitä asioita, jotka ovat epämukavuusalueellamme. Monilla toimii tapa, jossa tehdään aamulla heti inhottavat asiat pois. Näihin tehtäviin kannattaa erityisesti käyttää ajanhallinnan tehokeinoja.
Viekö tämän tehtävän tekeminen minua kohti tavoitettani?
MITEN?
Eli tehostat ajankäyttöäsi ja otat ajanhallinnan tehokeinot käyttöön. Ajankäyttöä voi helposti tehostaa priorisoinnilla. Mieti jokaisen tehtäväsi, siis jokaisen palaverin, puhelun, sähköpostin, kohdalla taas kysymystä: Viekö tämän tehtävän tekeminen minua kohti tavoitettani? Jos vastaus on ei, pohdi tarkoin, miksi olet tekemässä kyseistä tehtävää (selvitä juurisyy) ja voiko tehtävän jättää tekemättä tai delegoida jollekin. Mieti myös tarkkaan, miksi tehtävä on juuri sinun työpöydälläsi. Jos taas vastauksesi on kyllä, tee tehtävä mahdollisimman tehokkaasti.
Ajanhallintaan on olemassa mitä moninaisimpia tehokeinoja. Valitset vain itsellesi sopivimmat. Priorisoinnin tukena voit käyttää Eisenhowerin tunnetuksi tuomaa matriisia. Tärkeät, kiireelliset (pakko tehdä heti) – Tärkeät, ei kiireelliset (suunnitelmallisia tiedossa olevia, näihin kannattaisi keskittää aikaa ja energiaa) – Ei tärkeät, kiireelliset (delegoi) - Ei tärkeät, ei kiireelliset (hylkää). Pomodoro-tekniikka, alle kahden minuutin sääntö, suunnan tarkistaminen, tulipaloihin varautuminen ja ylipäätään kurinalainen kalenterinhallinta ja suunnittelu ovat ajanhallinnan parhaita kulmakiviä.
Mitä tehdä, kun työmäärä kasvaa yksinkertaisesti liian suureksi?
Joskus organisaatiossa voi tietysti olla tilanne, että MITÄ-osuus on selkeä, mutta sitä on yksinkertaisesti liikaa. Silloin kannattaa muistaa se, että ihmisen kapasiteetti tehdä tehokasta ja laadukasta työtä on suhteellisen sama. Kun työmäärä kasvaa liian suureksi, tekeminen hidastuu entisestään. Virheitä tapahtuu ja asioita joudutaan korjaamaan sekä tekemään uudelleen.
Jos tehtävän kirkastaminen ja tehokeinojen kurinalainen käyttö ei riitä, on yksinkertaisesti karsittava tavoitteiden määrää. Voisiko projekti x:n hoitaakin osin vasta ensi vuoden ensimmäisellä kvartaalilla eikä juuri nyt? Usko tai älä, lopputulos on karsittuna varmasti parempi. Kirkas ajanhallinta lähtee käyntiin päätöksestä ja siitä, että teet ensimmäisen teon nyt heti. Et huomenna, et maanantaina, et ensi viikolla tai -kuussa. Vaan nyt!
Muistathan, että tallenne webinaaristamme Ajanhallinnan tehokeinoja arjen turbulenssiin on MiB-jäsenten katsottavissa vuoden 2021 loppuun saakka.
Love it Valmennus on aitoja tuloksia rakastava valmennusyritys.
Emilia Rautiainen on kannustava, inspiroiva ja aikaansaava itsensä johtamisen valmentaja ja tinkimätön naisjohtaja, joka vahvalla businesskokemuksellaan ja luovalla kehittämishalullaan on luotsannut monta erilaista tiimiä ja organisaatiota menestykseen.
Noora Uitto on erinomaisilla vuorovaikutustaidoilla oivalluttava itsensä johtamisen valmentaja sekä palvelumyynnin ja avainasiakkuuksien johtamisen mestari. Hän on jalostanut oppinsa ja kokemuksensa lukuisten tiimien ja asiakkaiden käyttöön myös monien eri valmentajien, niin suomalaisten kuin kansainvälistenkin, kautta.
Mothers in Business on verkosto äideille, jotka ovat kiinnostuneita urastaan. MiBin tavoitteena on tasa-arvoinen ja perheystävällinen työelämä. Järjestämme vuosittain satoja tapahtumia, jotka kehittävät ammatillista osaamista ja lisäävät hyvinvointia. Yli neljän tuhannen MiB-äidin joukko takaa vertaistuen ja arvokkaiden verkostojen kasvamisen. Liity jo tänään - rakkaudesta uraan ja perheeseen.
